Ο κανόνας Pareto 80/20 - Πως πετυχαίνω περισσότερα κάνοντας λιγότερα

Ο Vilfredo Federico Damaso Pareto (1848-1923) ήταν ένας Ιταλός μηχανικός, κοινωνιολόγος, οικονομολόγος, πολιτικός επιστήμονας και φιλόσοφος. 

Εισήγαγε την έννοια της «αποτελεσματικότητας κατά Pareto» και βοήθησε στην ανάπτυξη του τομέα της μικροοικονομίας. 

Ήταν επίσης ο πρώτος που παρατήρησε, το 1897, ότι το 80% των εσόδων στην Ιταλία προέρχεται από το 20% του πληθυσμού και επίσης ότι το 20% του πληθυσμού κατέχει το 80% της γης. 

Ο Pareto έκανε και άλλες έρευνες σε άλλες χώρες και διαπίστωσε με έκπληξη ότι η κατανομή αυτή ίσχυε παντού, και όχι μόνο στην οικονομία ή στην κατανομή της γης, αλλά και σε πολλούς άλλους τομείς της ανθρώπινης δραστηριότητας. 

Αν και το 1930 στις Ηνωμένες Πολιτείες, ο Δρ. Joseph M. Juran ήταν ο πρώτος που διατύπωσε μια καθολική αρχή την οποία απεκάλεσε κανόνα «των σημαντικών ολίγων και των ασήμαντων πολλών» (law of the vital few and the trivial many), η ονομασία «αρχή του Pareto» επεκράτησε. 

Η κληρονομιά που άφησε ο Pareto, ως οικονομολόγος, είναι σημαντική. Εν μέρει επειδή εξαιτίας του, το πεδίο εξελίχθηκε από αντικείμενο μελέτης της ηθικής φιλοσοφίας (όπως αντιμετωπίζεται από τον Adam Smith), σε αντικείμενο επιστημονικής έρευνας, με εντατική επεξεργασία δεδομένων και χρήση των μαθηματικών. 

Τα βιβλία του είναι γεμάτα πίνακες στατιστικών στοιχείων, εξισώσεις, περίπλοκα διαγράμματα και γραφικές παραστάσεις, και μοιάζουν περισσότερο με αυτά της σύγχρονης οικονομίας παρά με τα περισσότερα άλλα κείμενα της εποχής του. 

Αποτελεσματικό κατά Παρέτο 

Το κατά Παρέτο αποτελεσματικό (ή κατά Παρέτο βέλτιστο) είναι εκείνο κατά το οποίο, μία μεταβολή στην τιμή ή στην ποσότητα βελτιώνει τη θέση κάποιου χωρίς όμως παράλληλα να χειροτερεύει τη θέση κάποιου άλλου. 

Με λίγα λόγια, η κατά Παρέτο αποτελεσματικότητα μας βεβαιώνει ότι έχουμε βελτίωση της κοινωνικής ευημερίας στο σύνολό της, αφού έχουμε την καλυτέρευση ενός ατόμου ή μιας ομάδας ατόμων, χωρίς να χειροτερεύει η θέση κανενός άλλου. 

Η Παρετιανή αποτελεσματικότητα, θεωρείται συνήθως ότι είναι μια απαραίτητη προϋπόθεση όταν μελετάμε την ευημερία που φέρνει ένας συγκεκριμένος μηχανισμός.

Αυτό, γιατί προφανώς και ανεξαρτήτως ιδεολογίας, είναι καλό πρώτα να μεγιστοποιείται η πίτα, πριν καθορίσουμε πώς θα μοιραστεί. Ένας μηχανισμός που αποτυγχάνει να την μεγιστοποιήσει είναι λοιπόν υποδεέστερος ενός μηχανισμού που προσφέρει το μέγιστο αποτέλεσμα με τα δεδομένα στοιχεία.

Αρχή του Pareto ή κανόνας του 80/20

Ο κανόνας του 80/20 είναι η βασική αρχή της ανάλυσης κατά Pareto και σημαίνει ότι το 80% των αποτελεσμάτων προκύπτουν από 20% των μέσων ή αιτίων.

Με άλλα λόγια, ο κανόνας 80-20 σημαίνει ότι, σε κάθε κατάσταση, λίγοι παράγοντες (20%) είναι ζωτικοί και πολλοί (80%) είναι επουσιώδεις.

Ο κανόνας 80-20 μπορεί να εφαρμοστεί σε οτιδήποτε, από την οικονομία και την επιστήμη του μάνατζμεντ μέχρι το φυσικό κόσμο.

Μερικά παραδείγματα:

• Το 20% του αέρα είναι υπεύθυνο για την ζωή στη γη, αφού αποτελείται από οξυγόνο και το υπόλοιπο 80% από άζωτο (αυτό που δεν φέρει ζωή).
• Οι υπεύθυνοι διαχείρισης έργων γνωρίζουν ότι 20% της εργασίας (το πρώτο 10% και το τελευταίο 10%) αναλώνουν 80% του χρόνου και των πόρων.
• Το 80% των μηχανικών καθυστερήσεων προέρχεται από το 20% των μηχανών μας.
• Μόνο το 20% των προϊόντων ή των υπηρεσιών, μιας επιχείρησης, δίνει το 80% των κερδών της.
• Το 80% των παραπόνων των πελατών προέρχεται από το 20% των προϊόντων ή των παροχών υπηρεσίας μίας επιχείρησης.
• Μόνο 20% των πελατών αποφέρουν το 80% των συνολικών πωλήσεων.
• Το 80% των κερδών προέρχονται από 20% των πελατών (όχι απαραίτητα του ίδιου 20% από το οποίο προέρχεται το 80% των πωλήσεων).
• Το 80% της μόλυνσης που οφείλεται στο κυκλοφοριακό προκαλείται από 20% των οχημάτων.
• Το 20% της διαφήμισης αποδίδει το 80% των αποτελεσμάτων της διαφημιστικής σας εκστρατείας.

Ασφαλώς, η αναλογία 80 προς 20 ισχύει, συνήθως, κατά προσέγγιση. Ωστόσο, πάντα καθιστά εμφανή την εξαιρετικά ανισομερή κατανομή αιτίων και αποτελεσμάτων ή μέσων και παραγώγων.

Τις πιο πολλές φορές, μάλιστα, η δυσαναλογία αυτή είναι ακόμη μεγαλύτερη: πχ. ειδικά στον τραπεζικό κλάδο, 10% των πελατών μπορεί να αντιπροσωπεύει 90% των κερδών της επιχείρησης.

Ασφαλώς, η αναλογία 80 προς 20 ισχύει, συνήθως, κατά προσέγγιση. Ωστόσο, πάντα καθιστά εμφανή την εξαιρετικά ανισομερή κατανομή αιτίων και αποτελεσμάτων ή μέσων και παραγώγων.

Τις πιο πολλές φορές, μάλιστα, η δυσαναλογία αυτή είναι ακόμη μεγαλύτερη: πχ. ειδικά στον τραπεζικό κλάδο, 10% των πελατών μπορεί να αντιπροσωπεύει 90% των κερδών της επιχείρησης.

Ανάλυση κατά Pareto και ανάλυση ABC

H ανάλυση κατά Pareto είναι μία τεχνική στατιστικής ανάλυσης που βοηθάει στην σωστή λήψη αποφάσεων για την βελτίωση μίας κατάστασης. Με την ανάλυση Pareto δεν επικεντρωνόμαστε σε όλες τις αιτίες ενός προβλήματος, αλλά μόνο στις πιο σημαντικές.

Βασικά, είναι μια μέθοδος ταξινόμησης μιας λίστας στοιχείων (ειδών, πελατών, αιτίων, προβλημάτων κλπ), σύμφωνα με τη σχετική σημασία τους. Από την κατηγοριοποίηση των στοιχείων της λίστας προέκυψε η «ανάλυση ABC», που χρησιμοποιήθηκε αρχικά στη διαχείριση αποθεμάτων και στην συνέχεια η χρήση της επεκτάθηκε και σε άλλους τομείς.

Η ανάλυση ABC υποδηλώνει ότι τα αποθέματα ενός οργανισμού δεν είναι ίσης αξίας. Έτσι, τα είδη διακρίνονται σε τρεις κατηγορίες (Α, Β και C), βάση του παράγοντα που αντιπροσωπεύει την σημασία τους, πχ. τις πωλήσεις τους.

Στην ανάλυση τα στοιχεία της κατηγορίας «Α» είναι τα πολύ σημαντικά για έναν οργανισμό. Τα στοιχεία της κατηγορίας «Β» είναι σημαντικά, αλλά αρκετά λιγότερο σημαντικά από αυτά της «Α», ενώ τα στοιχεία της «C» είναι οριακής σημασίας.

Για κάθε κατηγορία δεν υπάρχει κάποιο σταθερό όριο, ενώ μπορεί να εφαρμοστεί διαφορετική αναλογία ανάμεσα στις κατηγορίες, με βάση τα στοιχεία και τα κριτήρια. Πάντως, μια συνηθισμένη ανάλυση που αφορά πωλήσεις ή κέρδη, ειδών ή πελατών, είναι η Α=70%, Β=20% και C=10%, αν και εγώ προτιμώ την Α=80%, Β=15% και C=5%.

Στην συνέχεια θα προσπαθήσω να περιγράψω αναλυτικά την εφαρμογή της μεθόδου με τα εξής βήματα:

1. Δημιουργούμε μια λίστα με τα στοιχεία και τον σημαντικό παράγοντα που θέλουμε να αναλύσουμε, ας πούμε των ειδών με τις πωλήσεις τους.

2. Ταξινομούμε την λίστα ως προς τον παράγοντα με φθίνουσα σειρά, δηλ. τα είδη με τις υψηλότερες πωλήσεις πρώτα και αυτά με τις χαμηλότερες τελευταία.

3. Υπολογίζουμε το πλήθος των στοιχείων και το άθροισμα του παράγοντα της λίστας, δηλ. πόσα είδη έχουμε και το άθροισμα των πωλήσεών τους.

4. Δημιουργούμε στην λίστα μία νέα στήλη με την προοδευτική τιμή του παράγοντα, δηλ. των πωλήσεων, έτσι ώστε οι πωλήσεις της νέας στήλης για κάθε είδος να περιλαμβάνουν και τις πωλήσεις των ειδών που βρίσκονται υψηλότερα στη λίστα από αυτό.

5. Δημιουργούμε στην λίστα μία νέα στήλη με το ποσοστό (%) της προηγούμενης στήλης ως προς το άθροισμα του παράγοντα της λίστας, δηλ. το ποσοστό των προοδευτικών επί των συνολικών πωλήσεων για κάθε είδος.

6. Δημιουργούμε στην λίστα μία νέα στήλη για την κατηγορία και την συμπληρώνουμε ως εξής: ξεκινάμε από πάνω προς τα κάτω και θέτουμε «Α» μέχρι το στοιχείο που συμπληρώνεται το ποσοστό της κατηγορίας «Α» και στην συνέχεια «Β» μέχρι το στοιχείο που συμπληρώνεται το ποσοστό της κατηγορίας «Α»+«Β», και τέλος «C» σε όλα τα υπόλοιπα.

7. Δημιουργούμε στην λίστα μία νέα στήλη με το ποσοστό (%) του Α/Α της θέσης του στοιχείου της λίστας ως προς το πλήθος τους, δηλ. του Α/Α του κάθε είδους ως προς το σύνολο των ειδών.

8. Τέλος, δημιουργούμε και ένα διάγραμμα (διάγραμμα Pareto) όπου ο άξονας Χ αντιπροσωπεύει το ποσοστό του βήματος 5 και ο άξονας Υ το ποσοστό του βήματος 7, δηλ. ποσοστό πωλήσεων ως προς ποσοστό ειδών.

Αν το διάγραμμά μας εμφανίζει την καμπύλη του παραπάνω διαγράμματος, τότε οι πωλήσεις των ειδών μας ακολουθούν τον κανόνα 80-20 και εμφανίζουν μια «αναμενόμενη» τυπική κατανομή.

Οποιαδήποτε καμπύλη πάνω αυτή (κόκκινο βέλος) απεικονίζει «χειρότερη» κατάσταση γιατί πολύ λίγα είδη κάνουν σχεδόν το σύνολο των πωλήσεων, οπότε μάλλον θα πρέπει να καταργήσουμε έναν σημαντικό αριθμό ειδών της κατηγορίας «C» γιατί απλά αυξάνουν το λειτουργικό κόστος χωρίς να «προσφέρουν» σε πωλήσεις.

Οποιαδήποτε καμπύλη κάτω από αυτή (πράσινο βέλος) απεικονίζει «καλύτερη» κατάσταση γιατί περισσότερα είδη μας συμμετέχουν στις πωλήσεις με την ίδια βαρύτητα, και το πλήθος των ειδών με χαμηλή σημασία είναι μικρό. Αυτός πρέπει να είναι και ο στόχος μας, η ευθεία ένωση των ΚΛ.

Στην πράξη, βέβαια, τα πράγματα είναι πιο πολύπλοκα και οι αποφάσεις απαιτούν να ληφθούν υπόψη και άλλες παράμετροι.

Για παράδειγμα, θα πρέπει να εξαιρέσουμε τις περιπτώσεις ειδών που ανήκουν στην κατηγορία «C» και είναι «συνδεδεμένα» με αυτά της κατηγορίας «Α». Αν τα καταργήσουμε τότε το αποτέλεσμα θα είναι να «πέσουν» και οι πωλήσεις των «Α».

Επίσης, θα πρέπει να εξαιρέσουμε τις περιπτώσεις ειδών που ανήκουν στην κατηγορία «C» και αποτελούν «νέα» είδη που δεν έχουν προλάβει ακόμα να δείξουν την δυναμική των πωλήσεών τους.

Με άλλα λόγια, δεν πρέπει να την πατήσουμε στην περίπτωση που τα είδη «Α» πουλιούνται γιατί υπάρχουν κάποια «C» και στην περίπτωση που υπάρχουν στην «C» νέα είδη και δεν έχουν προλάβει να δείξουν τις πραγματικές πωλήσεις που μπορούν να κάνουν.

Αν και αυτές είναι μόνο δύο από τις περιπτώσεις που πρέπει να λάβουμε υπόψη, στην σωστή ερμηνεία ενός διαγράμματος Pareto, η οποία θα μας οδηγήσει και στις σωστές αποφάσεις, ο κανόνας σχεδόν πάντοτε υπερισχύει και μάλιστα κατά κράτος.

Αν για παράδειγμα στην κατηγορία «C» εμπίπτουν το 80% (ή περισσότερο) των ειδών μας, τότε έχουμε πρόβλημα και πρέπει να καταργήσουμε κάποια από αυτά. Επειδή, όμως, ποτέ δεν ανήκουν όλα τα είδη της «C» στις περιπτώσεις των εξαιρέσεων, πρέπει να επιλέξουμε τα «σωστά» είδη προς κατάργηση και σε αυτό (δυστυχώς) δεν μπορεί να μας βοηθήσει ο Pareto... [1]

Εισάγοντας την Αρχή Pareto στην Ζωή μας

1. Κατανοώντας ότι το Λίγο Μπορεί να Είναι Αρκετό

Ο κανόνας του 80/20 περιλαμβάνει να μπορέσουμε να δούμε την συνολική εικόνα, εντοπίζοντας το 20% των δραστηριοτήτων που μετρούν πραγματικά και να μας παράγουν το 80% των αποτελεσμάτων. Συγκεντρώνοντας την προσοχή μας στο καθοριστικό 20% μας βοηθά να πετυχαίνουμε περισσότερα, με λιγότερη προσπάθεια και σε αισθητά μικρότερα διαστήματα.

Η αρχή Pareto όμως δεν σχετίζεται με αποφυγή δραστηριοτήτων ή αναβλητικότητα. Ο πυρήνας της είναι άμεσα συνδεδεμένος στο να αποκτήσουμε γνώση πάνω στο ποιες προσπάθειες μας φέρνουν το μεγαλύτερο ποσοστό των θετικών αποτελεσμάτων στην καθημερινότητα μας.

2. Διαδικασία: Πετυχαίνοντας περισσότερα με Λιγότερη Προσπάθεια

Ο τρόπος σκέψης της κοινωνίας μας περιλαμβάνει συνεχόμενες και πολλαπλές ευθύνες, πολλές φορές ευθύνες που δεν είναι καν δικές μας. Είναι αμέτρητες οι φορές που πιάνουμε τον εαυτό μας να ασχολείται με δραστηριότητες που στην ουσία δεν έχουν καμία αξία. Εδω είναι που έρχεται η αρχή Pareto, η οποία μας διδάσκει ότι είναι απαραίτητο να εντοπίσουμε όχι μόνο το καθ’ αυτό 80/20, αλλά και την ποιότητα του. Σκοπός δεν είναι μόνο να συγκεντρωθούμε στο 20% αλλά πρώτα να κάνουμε ένα ειλικρινές ξεκαθάρισμα του ποιοτικού 80% της ζωής μας. Και αυτό δεν σχετίζεται μόνο με τον οικονομικό παράγοντα.

Ο Συνδυασμός Προσπάθειας – Ανταμοιβής

Υπάρχουν τεσσάρων ειδών προσεγγίσεις όταν πρόκειται να πετύχουμε αυτό που θέλουμε:

Χαμηλή Προσπάθεια, Χαμηλή Ανταμοιβή: Ξεκινάμε να προσπαθούμε την τελευταία στιγμή.

Υψηλή Προσπάθεια, Χαμηλή Ανταμοιβή: Ασχολούμαστε ατελείωτες ώρες με ένα θέμα χωρίς να πραγματοποιούμε ποιοτική δουλειά.

Υψηλή Προσπάθεια, Υψηλή Ανταμοιβή:Πετυχαίνουμε υψηλή απόδοση μετά από τεράστια επένδυση ενέργειας.

Χαμηλή Προσπάθεια, Υψηλή Ανταμοιβή: Επιλέγουμε τομείς κλειδιά, που μας εμπνέουν περισσότερο για δημιουργική δουλειά και ασχολούμαστε μαζί τους αποκομμένοι από αποσπάσεις και τις ώρες που είμαστε πιο παραγωγικοί.

Χρησιμοποιώντας την Αρχή Pareto στην Ζωή μας

Η αρχή Pareto δεν βοηθά μόνο στην αξιοποίηση χρόνου και παραγωγικότητας πάνω σε εργασιακά ζητήματα. Μπορεί να εφαρμοστεί σε τομείς ποικίλους και μάλιστα πιο σημαντικούς για την ψυχική μας υγεία.

• Συνήθειες: Ποιες είναι οι ρουτίνες που περικλείουν την ζωή σου αυτή την στιγμή; Υπάρχουν 20% συνήθειες και τελετουργικά που αποδίδουν το 80% σε κάποιο συγκεκριμένο τομέα;
• Σκέψεις: Παρατήρησε τις σκέψεις σου για μια μέρα. Ποιες σκέψεις σου παράγουν το ποιοτικότερο 80% της ημέρας σου;
• Συναισθήματα: Πως αισθάνεσαι την κάθε μέρα σου; Υπάρχουν συναισθήματα που θα ήθελες να αλλάξεις ή να αντικαταστήσεις; Υπάρχει κάποιο είδος συναισθήματος που επηρεάζει δραστικά το πως αντιμετωπίζεις τις καταστάσεις μέσα στην ημέρα;
• Εργασία: Ποιο είναι το 20% των δραστηριοτήτων στην δουλειά σου που σου προσφέρει το 80% της απόλαυσης; Υπάρχει κάποιος συγκεκριμένος αριθμός συνθηκών που απολαμβάνεις περισσότερο;
• Σχέσεις: Κάνε μια λίστα με όλους τους ανθρώπους που βλέπεις για περισσότερο χρόνο μέσα στην ημέρα και έπειτα μέσα στην εβδομάδα. Στην συνέχεια, γράψε δίπλα από το κάθε όνομα τον τρόπο με τον οποίο σε επηρεάζει. Εφάρμοσε την Αρχή Pareto.
• Στο 24ωρο: Κατέγραψε με αυστηρή προσέγγιση τις δραστηριότητες σου για ένα 24ωρο. Επέλεξε δύο κατηγορίες(μπορείς να τοποθετήσεις όσες θέλεις) οι οποίες είναι πιο σημαντικές για εσένα. Σαν παράδειγμα μπορείς να ορίσεις για αρχή:

1.Παραγωγικότητα

2.Ευτυχία/Απόλαυση

Εν συνεχεία, δίπλα από την κάθε δραστηριότητα βαθμολόγησε σε κλίμακα 1 – 10 πόση παραγωγικότητα και πόση απόλαυση σου προσφέρει η κάθε μια. Μπορεί για παράδειγμα μια επαγγελματική δραστηριότητα να σου προσφέρει μηδέν απόλαυση αλλά δέκα παραγωγικότητα. Να είσαι αντικειμενικός.

Σημείωση: Το πως θα ορίσεις την κάθε λέξη αξιολόγησης είναι σημαντικό. Προσωπικά, όταν αναφέρομαι στην Παραγωγικότητα, την ορίζω ως ένα γενικότερο σύνολο που περιλαμβάνει επαγγελματική εξέλιξη, οικονομικά, projects, τυπικότητα σε χρονοδιαγράμματα.

Ο ορισμός λοιπόν είναι εντελώς υποκειμενικός.

Σημεία – Κλειδιά της Αρχής Pareto

• Οτιδήποτε είναι μετρήσιμο, είναι και διαχειρίσιμο
• Μειώνοντας την επένδυση χρόνου και ενέργειας από τομείς μικρής αξίας, μας επιτρέπει να ενεργοποιήσουμε περισσότερα ποιοτικά αποτελέσματα σε τομείς που ήδη υπάρχουν.
• Αντί να επενδύουμε το 80% του χρόνου μας για επίτευξη του 20% των αποτελεσμάτων, μπορούμε να επενδύσουμε την ίδια ενέργεια και χρόνο σε 4 άλλες δραστηριότητες που προσφέρουν η κάθε μια το 80% των αποτελεσμάτων η κάθε μια.
• Όταν δεν κάνουμε μια συνειδητή επιλογή στους τομείς που επενδύουμε την ενέργεια μας, κάνουμε επιλογή εναντίων δραστηριοτήτων που πιθανόν να προσφέρουν περισσότερα αποτελέσματα και πιο γρήγορα. [2]

Κανόνας 80/20. Που μπορεί να χρησιμοποιηθεί και από ποιους;

Ο κανόνας 80/20 μπορεί να εφαρμοστεί με απόλυτη επιτυχία από ένα μεγάλο εύρος δραστηριοτήτων είτε επαγγελματικών είτε κοινωνικών. Συγκεκριμένα ο κανόνας 80/20 μπορεί να εφαρμοστεί:

1. από κάθε άνθρωπο μεμονωμένα,

2. από κάθε εταιρεία η οργανισμό στο σύνολο των δραστηριοτήτων της (Marketing, πωλήσεις, παραγωγή, Logistics, Management, HR, ποιότητα, κλπ),

3. από κάθε κοινωνική ομάδα,

4. από κάθε μορφή κοινωνίας.

Παράλληλα μπορεί να συμβάλλει, σε ατομικό ή ομαδικό επίπεδο, στην επίτευξη μεγαλύτερων αποτελεσμάτων με λιγότερο κόπο (μικρότερη δυνατή θυσία).

Ως ένα σημείο θα μπορούσαμε να πούμε ότι έχει πολλά κοινά σημεία με τις οικονομίες κλίμακας που συναντάμε στην οικονομική επιστήμη. Οι οικονομίες κλίμακας βασικά αναφέρονται στη βελτίωση των αποτελεσμάτων που επιτυγχάνονται με καλύτερη χρήση των παραγωγικών συντελεστών. Για παράδειγμα η χρησιμοποίηση τεχνολογικά προηγμένου εξοπλισμού (συντελεστής παραγωγής: Κεφάλαιο) και εξειδικευμένου προσωπικού (συντελεστής παραγωγής: Εργασία) στην παραγωγή ενός προϊόντος μπορεί να οδηγήσει στην μείωση του μέσου κόστους ανά μονάδα προϊόντος καθώς η ποιότητα του παραγόμενου προϊόντος θα κινείται σε υψηλά επίπεδα. Υψηλό επίπεδο ποιότητας οδηγεί στην αύξηση της ζήτησης του προϊόντος με αποτέλεσμα την αύξηση του μεγέθους της επιχείρησης.

Ομοίως, στον κανόνα 80/20 αυτό που ουσιαστικά εξετάζεται είναι τα χαρακτηριστικά του προϊόντος που εμφανίζει το μεγαλύτερο ποσοστό εκροών ώστε τα χαρακτηριστικά αυτά να μελετηθούν, να αναλυθούν και να εφαρμοστούν και σε άλλα προϊόντα που υπάρχουν στο προϊοντικό χαρτοφυλάκιο μιας εταιρείας. Σε μια άλλη περίπτωση ο κανόνας 80/20 μπορεί να χρησιμοποιηθεί προκειμένου να αυξηθούν οι αποδόσεις του προϊόντος/ων που ανήκουν στο 20%, το 20% που δημιουργεί το 80% των κερδών. Το αποτέλεσμα βεβαίως σε όλες τις περιπτώσεις θα είναι η θεαματική βελτίωση των δεικτών της επιχείρησης και η αλματώδης αύξηση του μεγέθους της.

Ωστόσο, η σχέση αυτή (ποιότητα – κερδοφορία) δεν αποτελεί μια μονοδιάστατη έννοια. Αντίθετα αποτελεί μια έννοια με πολλές διαστάσεις στις οποίες περιλαμβάνονται οι έννοιες της ικανοποίησης και πιστότητας πελατών. Αναφορικά με την ικανοποίηση των πελατών, μπορεί να αποτελεί ένα ακόμη πεδίο εφαρμογής του κανόνα 80/20 καθώς συνδέεται άμεσα με την ποιότητα του προϊόντος, τον προσανατολισμό της επιχείρησης, το ανθρώπινο δυναμικό και την εξυπηρέτηση. Ένα παράδειγμα συμβολής του κανόνα 80/20 στην ικανοποίηση των πελατών και στην δημιουργία κερδών καθώς και η μεθοδολογία που ακολουθείται παρουσιάζεται πιο κάτω.

Ο κανόνας 80/20 και ο κόσμος των επιχειρήσεων

Ο κανόνας 80/20 μπορεί εύκολα να επιβεβαιωθεί αρκεί κάποιος να διεξάγει μια απλή έρευνα είτε σε επίπεδο πωλήσεων είτε σε επίπεδο Marketing για να διαπιστώσει ότι – σε επίπεδο προϊόντων- το 20% είναι υπεύθυνο για το 80% των αποτελεσμάτων, ενώ σε επίπεδο πωλήσεων το 20% των πελατών διαμορφώνει το 80% του κύκλου εργασιών.

Από τις πρώτες εταιρείες που εφάρμοσαν τον κανόνα 80/20 ήταν η εταιρία παραγωγής ηλεκτρονικών υπολογιστών IBM. Μετά από έρευνα που διεξήγαγε η εταιρεία, κατέληξε στο συμπέρασμα ότι ένας μέσος υπολογιστής στο 80% του χρόνου λειτουργίας του χρησιμοποιούσε μόνο το 20% του λειτουργικού του κώδικα. Εκμεταλλευόμενη τα αποτελέσματα αυτά η IBM, ξαναέγραψε το λογισμικό με σκοπό το συχνότερα χρησιμοποιούμενο μέρος του (το 20%) να γίνει περισσότερο προσιτό και φιλικό προς το χρήστη. Το αποτέλεσμα ήταν οι υπολογιστές να γίνουν αποδοτικότεροι και γρηγορότεροι από όλους τους άλλους του ανταγωνισμού στην πλειονότητα των εφαρμογών.

Στη συνέχεια, το παράδειγμα της IBM ακολούθησαν και άλλες εταιρείες κατασκευής υπολογιστών όπως η Apple και η Microsoft καταφέρνοντας να κατασκευάσουν υπολογιστές φθηνούς και παράλληλα αξιόπιστους και εύχρηστους. Το αποτέλεσμα ήταν οι εταιρείες να προσεγγίσουν και να διαθέσουν τα προϊόντα τους σε μια μερίδα καταναλωτών οι οποίοι υπό άλλες συνθήκες θα είχαν φροντίσει να μείνουν μακριά από υπολογιστές.

Στο επιχειρηματικό περιβάλλον η κατανόηση του κανόνα οδηγεί σε ριζοσπαστικές ενέργειες ο οποίες μπορούν να αποδώσουν ισχυρό συγκριτικό πλεονέκτημα σε μια εποχή που η σπατάλη των πόρων είναι ιδιαίτερα μεγάλη -σε σχέση με την απόδοση- και τα παραγόμενα προϊόντα μοιάζουν πολύ μεταξύ τους.

Βέβαια, όλα αυτά προϋποθέτουν οι επιχειρήσεις που θα αποφασίσουν να εφαρμόσουν τον κανόνα 80/20 να είναι διατεθειμένες να σταματήσουν να κάνουν τα 4/5 όσων κάνουν μέχρι σήμερα (BPR-Pusiness process Reengineering). Μια αλλαγή ομολογουμένως μακροχρόνια, επίπονη και χρηματοβόρα που επηρεάζει τις διεργασίες της επιχείρησης, το στυλ διοίκησης και επιβάλλει αλλαγή νοοτροπίας στο προσωπικό.

Η αξία και τα βασικά αξιώματα του κανόνα 80/20

Η μεγαλύτερη αξία του κανόνα έγκειται στο ότι λειτουργεί αντίθετα από τις προσδοκίες. Προσδοκίες οι οποίες διαμορφώνονται από την τάση ότι όλα τα αίτια είναι εξίσου σημαντικά. Κατ’ επέκταση –με βάση την τάση αυτή- συμπεραίνεται ότι το 50% των αιτιών θα οδηγήσει στο 50% των αποτελεσμάτων.

Ο κανόνας 80/20 βεβαιώνει ότι, όταν δύο ομάδες δεδομένων με σχέση αιτίου και αιτιατού εξεταστούν και αναλυθούν, το πιθανότερο αποτέλεσμα είναι η διαπίστωση μιας σχέσης ανισοκατανομής η οποία μπορεί να πάρει διάφορες μορφές (65-35, 70-30, 90-10, 99-1, κοκ).

Η κατανόηση του κανόνα μπορεί να προσφέρει μια σπουδαία αντίληψη για το τι συμβαίνει γύρω μας είτε στο επαγγελματικό είτε στο ευρύτερο κοινωνικό περιβάλλον. Στο επιχειρηματικό περιβάλλον η αξία από την εφαρμογή του κανόνα μπορεί να αποδειχτεί πολύ μεγαλύτερη από την αναμενόμενη και να οδηγήσει μια επιχείρηση όχι μόνο στην καλύτερη και αποδοτικότερη εκμετάλλευση των πόρων αλλά και στην κατάστρωση μιας ανταγωνιστικής στρατηγικής.

Ενδεικτικά, ο κανόνας 80/20 μπορεί να οδηγήσει στην πρόσληψη των καλύτερων πωλητών, στην εκπαίδευση καλύτερων πωλητών, ή στελεχών γενικότερα, χρησιμοποιώντας ως ιδανικό μοντέλο τα στοιχεία των πωλητών που ανέδειξε ως καλύτερους ο κανόνας 80-20, δηλαδή των πωλητών που συγκαταλέγονται στο κορυφαίο 20% της δύναμης πωλήσεων.

Επίσης, εφαρμόζοντας τον κανόνα οι επιχειρήσεις μπορούν όχι μόνο να παράξουν νέα προϊόντα αλλά να βρουν και ένα σημαντικό βοηθό στην απόφαση κατάργησης προϊόντων. Η παραγωγή νέων προϊόντων[*] μπορεί κάλλιστα να γίνει με μοντέλο το 20% των επιτυχημένων προϊόντων ενώ με το ίδιο κριτήριο να πραγματοποιηθεί και η κατάργηση προϊόντων.

Αξιώματα του κανόνα 80/20:

1. Το δόγμα των λίγων μα ζωτικών και των πολλών μα ασήμαντων: υπάρχουν μόνο λίγα πράγματα που παράγουν σημαντικά αποτελέσματα.
2. Οι περισσότερες προσπάθειες δεν πετυχαίνουν τα σκοπούμενα αποτελέσματα
3. Αυτό που φαίνεται δεν είναι αυτό που λαμβάνεται.
4. Η κατανόηση του τι ακριβώς συμβαίνει είναι συχνά πολύπλοκη και κουραστική. Το μόνο που χρειάζεται είναι η γνώση του εάν κάτι λειτουργεί ή όχι και η αλλαγή του μίγματος έως ότου λειτουργήσει.
5. Τα περισσότερα καλά πράγματα συμβαίνουν χάρη σε μια μικρή μειονότητα παραγωγικών δυνάμεων ενώ τα περισσότερα άσχημα εξαιτίας μιας μικρής μειονότητας καταστροφικών δυνάμεων.
6. Η περισσότερη δραστηριότητα είτε ξεχωριστά είτε συλλήβδην αποτελεί χάσιμο χρόνου και δεν πρόκειται να συνεισφέρει υλικά στα επιθυμητά αποτελέσματα.

Η σκέψη 80/20. Αντίθετα από το συμβατικό τρόπο σκέψης

Η βασική διαφορά της σκέψης 80/20 με την ανάλυση 80/20 έγκειται στο ότι η σκέψη 80/20 αφορά μη ποσοτικές εφαρμογές του κανόνα. Αντί της συλλογής και ανάλυσης στοιχείων προβαίνουμε στο σχηματισμό εκτιμήσεων. Απαιτεί την ικανότητα εντοπισμού των λίγων μα σημαντικών πραγμάτων ενάντια στα πολλά και ασήμαντα. Η ικανότητα αυτή αποκτάται με την καθημερινή πρακτική εφαρμογή του κανόνα και ουσιαστικά μας διδάσκει να βλέπουμε το δέντρο και όχι το δάσος καθώς σε πολλές περιπτώσεις, επιχειρηματικές ή και κοινωνικές, το δέντρο, η μονάδα, μπορεί να αποτελεί το ένα και ουσιαστικό, τα λίγα μα ζωτικά.

Η εφαρμογή της σκέψης 80/20 προϋποθέτει:

Σε αυτή την κοινότυπη πλέον φράση ῾Βλέπει το δέντρο και χάνει το δάσος῾η αρχή του Pareto δεν μπορεί όπως αντιλαμβάνεστε να βρει πεδίο εφαρμογής καθώς αποτελεί συστατικό συμβατικού τρόπου σκέψης και ανάλογου mind set γενικότερα βέβαια. Όταν κατανοήσουμε ότι το δέντρο μπορεί να αποφέρει το μέγιστο του αποτελέσματος και όχι το δάσος τότε θα είμαστε στην αρχή του ταξιδιού με την αρχή του Pareto!

[*] Σε καμία περίπτωση δεν δύναται – επιστημονικά- να πραγματοποιηθεί εισαγωγή νέου προϊόντος με βάση μόνο τον κανόνα 80-20. Θα πρέπει να προηγηθεί έρευνα η οποία να καταδεικνύει τα κενά της αγοράς, τις ανάγκες των καταναλωτών και τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά που πρέπει να διαθέτει ένα προϊόν. Η ανάλυση των προϊόντων που έχουν αναδειχθεί από τον κανόνα ως το κορυφαίο 20% μπορεί να δώσει απαντήσεις σε ορισμένα μόνο από τα παραπάνω ερωτήματα. Συνεπώς η απόφαση εισαγωγής θα πρέπει να συνδυάζεται με έρευνα marketing. [3]

Πηγές [1] [2] [3]

Ο κανόνας Pareto 80/20 - Πως πετυχαίνω περισσότερα κάνοντας λιγότερα |Braining.gr